Mechanizm Finansowy Europejskiego Obszaru Gospodarczego (MF EOG) i Norweski Mechanizm Finansowy (NMF) na lata 2014-2021 to źródła bezzwrotnej pomocy dla Polski pochodzącej z trzech krajów EFTA (Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu) będących zarazem członkami EOG (Europejskiego Obszaru Gospodarczego), tj. Norwegii, Islandii i Liechtensteinu.
Fundusz Współpracy Dwustronnej został ustanowiony na podstawie umowy pomiędzy Komitetem Mechanizmu Finansowego i Norweskim Ministerstwem Spraw Zagranicznych a Ministerstwem Funduszy i Polityki Regionalnej (Krajowym Punktem Kontaktowym), w celu wzmocnienia stosunków dwustronnych między Państwami-Darczyńcami a Państwami-Beneficjentami, m.in. poprzez wspólną realizację projektów z podmiotami z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii.
W związku z kryzysem uchodźczym wywołanym agresją zbrojną Rosji na niepodległe państwo Ukrainy, w kwietniu 2022 roku granicę Rzeczypospolitej Polskiej przekroczyło ponad 3 mln uchodźców. Ze względu na płeć i wiek imigrantów (kobiety i dzieci) jednym z wyzwań stojących przed Polską w tym czasie była aktywizacja dzieci oraz ich mam w okresie wakacji. Zamknięcie placówek opiekuńczo-wychowawczych w tym okresie spowodowało konieczność sprawowania osobistej opieki nad dziećmi przez mamy, które nie mogły w tym okresie świadczyć pracy.
Odpowiadając na tę potrzebę, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, pełniąca rolę Operatora Programu Edukacja ogłosiła nabór wniosków w trybie konkursowym na organizację wakacyjnych warsztatów edukacyjnych dla uchodźców ukraińskich przebywających na terytorium RP.
Alokacja środków przewidzianych na realizację inicjatyw wyniosła 1 600 000 EUR.
I Organizacja wakacyjnych warsztatów edukacyjnych dla uchodźców ukraińskich przebywających na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej – informacje ogólne
1. Charakterystyka inicjatywy
Wakacyjne warsztaty edukacyjne miały odpowiadać na zidentyfikowane we wstępie problemy wskazane dla dwóch dominujących grup uchodźców przebywających na terytorium Polski, czyli kobiet i ich dzieci mających status zgodny z definicją zawartą w art. 1 ust. 1 Ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.
2. Nabór i promocja
Nabór wniosków o dofinansowanie organizacji wakacyjnych warsztatów edukacyjnych dla uchodźców ukraińskich przebywających na terytorium RP został ogłoszony 29 kwietnia 2022 r. i trwał do 22 maja 2022 r. Promocja naboru wniosków prowadzona była dość szeroko i odbywała się wielotorowo. Informacje na jego temat umieszczone zostały na stronie internetowej Programu Edukacja (education.org.pl), profilu Facebook Programu oraz rozpowszechnione poprzez lokalne media na terenie całej Polski.
Zorganizowano również dwa spotkania informacyjne dla wnioskodawców oraz szkolenie z rozliczania i raportowania inicjatyw.
3. Kwalifikowalni Wnioskodawcy i ich Partnerzy
Do ubiegania się o dofinansowanie w ramach naboru uprawnione były polskie podmioty nieprowadzące działalności gospodarczej, mające status organizacji pozarządowych i prowadzące działalność w sektorze edukacji formalnej lub nieformalnej na terytorium RP nieprzerwanie od co najmniej 12 miesięcy, licząc od daty złożenia wniosku.
Wnioskodawca mógł zrealizować projekt samodzielnie. Partnerstwo nie było obligatoryjne, ale było dodatkowo premiowane podczas oceny merytorycznej. Organizacją partnerską mogły być:
Wnioskodawca był uprawniony do złożenia 1 wniosku w konkursie. W przypadku złożenia kilku wniosków przez jedną instytucję, ocenie podlegał ostatni ze złożonych wniosków według kolejności wpłynięcia zgłoszeń.
4. Uprawnione działania, czas trwania inicjatywy oraz liczba uczestników
Preferowanymi działaniami dla kobiet były warsztaty:
Działania przeznaczone dla dzieci miały z kolei zawierać elementy integracyjne i edukacyjne oraz wpływające na dobrostan dzieci, dobrane w sposób odpowiedni do ich wieku.
Dodatkowe punkty podczas oceny merytorycznej mogły otrzymać wnioski dotyczące tematyki radzenia sobie z traumą.
Inicjatywa mogła rozpocząć się nie wcześniej niż 16 czerwca 2022 r. oraz musiała się zakończyć w terminie 30 dni kalendarzowych od daty zakończenia ostatniego turnusu. Mogła ona zawierać więcej niż jeden cykl wyjazdów, tj. obejmować od 1 do 4 turnusów trwających od 7 do 14 dni każdy, realizowanych w okresie lipiec-sierpień 2022 r. dla grup nie większych niż 90 osób każda (od 20 do 30 kobiet oraz od 20 do 60 dzieci w grupie). W każdym turnusie musiała wziąć udział inna grupa uczestników.
5. Kwota środków przeznaczonych na dofinansowanie
Całkowita dostępna wysokość środków przeznaczona na realizację inicjatyw wyniosła 1 600 000 EUR. Maksymalna wartość jednego turnusu mogła wynieść 35 000 EUR.
Dofinansowanie w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej było udzielane w następującej proporcji: 50,85% finansowania ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 i 49,15% finansowania ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2014-2021.
6. Wysokość dofinansowania
Dofinansowanie inicjatyw pokrywało do 100% całkowitego, kwalifikowalnego kosztu inicjatywy i przyznawane było w EUR.
7. Koszty kwalifikowalne
Budżet inicjatywy został skonstruowany w oparciu o koszty rzeczywiste i koszty pośrednie, obejmujące poniższe kategorie:
Budżet inicjatywy podlegał ocenie merytorycznej pod kątem efektywności ekonomicznej. Operator Programu na etapie oceny merytorycznej mógł dokonać redukcji kosztów w każdej kategorii.
II Realizacja wakacyjnych warsztatów edukacyjnych dla uchodźców ukraińskich przebywających na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej
1. Złożone wnioski
Wnioski o dofinansowanie realizacji inicjatyw były składane wyłącznie drogą elektroniczną za pomocą systemu OnLine FRSE.
W konkursie złożono 109 wniosków, aplikując łącznie na kwotę 7 043 592,62 EUR.
2. Ocena formalna
Ocena formalna złożonych wniosków została przeprowadzona przez pracowników Operatora Programu. W przypadku ustalenia konieczności uzupełnienia wniosku Wnioskodawca był wzywany do przesłania brakujących dokumentów w terminie 3 dni kalendarzowych od daty wysłania wezwania do uzupełnienia wniosku. Wnioski spełniające kryteria formalne zostały przekazane do oceny merytorycznej.
Z podlegających ocenie 109 wniosków, 77 pozytywnie przeszło ocenę formalną.
3. Ocena merytoryczna
Ocena merytoryczna złożonych wniosków była dokonywana zgodnie z następującymi kryteriami:
Dofinansowanie przyznawane było w miarę dostępności środków inicjatywom, które otrzymały minimum 60% możliwych do otrzymania punktów (bez kryteriów promujących), tj. co najmniej 60 punktów ramach oceny merytorycznej. Operator sprawdzał również prawidłowość naliczonego budżetu. Jeśli podczas oceny wykazano błędy w naliczonej, wnioskowanej wysokości dofinansowania, a wniosek otrzymał wystarczającą do akceptacji pod względem merytorycznym liczbę punktów, Wnioskodawcy proponowano podpisanie umowy z budżetem uwzględniającym korektę. 65 wniosków przeszło pozytywnie ocenę merytoryczną.
4. Podpisane umowy
Ostatecznie do dofinansowania zarekomendowanych zostało 28 inicjatyw, a 37 zostało umieszczonych na liście rezerwowej. Ze względu na rezygnację dwóch podmiotów jeszcze przed podpisaniem umowy, zarekomendowano do dofinansowania 3 inicjatywy z listy rezerwowej. W rezultacie zawarto w sumie 29 umów na realizację inicjatyw na łączną kwotę 1 574 969,31 EUR. Ostateczną decyzję dotyczącą przyznania dofinansowania dla inicjatyw podjął Zarząd Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji na mocy uchwały.
5. Płatności
Wypłata dofinansowania przekazywana była na rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w umowie ws. realizacji inicjatywy. Środki były przekazywane Beneficjentowi zgodnie z poniższym schematem:
Płatności na rzecz Beneficjentów były realizowane poprzez Bank Gospodarstwa Krajowego, zgodnie z terminarzem płatności środków europejskich w PLN i stanowiły one równowartość EUR obliczoną wg kursu wymiany Komisji Europejskiej dla miesiąca, w którym dokonano płatności na rzecz Beneficjenta. Wszystkie płatności na łączną sumę 1 490 230,26 EUR zostały dokonane bez opóźnień, z zachowaniem terminów określonych w umowach ws. realizacji inicjatyw.
7. Wizyty monitorujące
W czasie trwania turnusów przeprowadzono 5 wizyt monitorujących warsztatów edukacyjnych dla ukraińskich uchodźców w miejscu ich realizacji.
III Rozliczenia
1. Ocena Raportów Końcowych
Zgodnie z treścią umowy ws. realizacji inicjatyw, każdy Beneficjent zobowiązany został do przedstawienia Raportu Końcowego wraz z wnioskiem o płatność bilansującą nie później niż w ciągu 15 dni roboczych od zakończenia okresu realizacji inicjatywy.
Raporty były przesyłane drogą elektroniczną w systemie OnLine FRSE.
Raport Końcowy składał się z części merytorycznej oraz finansowej i wraz z załącznikami stanowił podstawę do końcowego rozliczenia inicjatywy.
Oceny merytorycznej raportów dokonywali pracownicy Zespołu Programu Edukacja, zaś oceny finansowej pracownicy Zespołu Rozliczeń i Kontroli Finansowych FRSE.
Na tym etapie przeprowadzono również 3 kontrole finansowe. Ostatecznie zatwierdzono 29 Raportów Końcowych.
Łączny koszt kwalifikowalny wszystkich inicjatyw wyniósł 1 490 230,26 EUR.
IV Podsumowanie
Ogłoszenie naboru na wakacyjne warsztaty edukacyjne dla uchodźców ukraińskich przebywających na terytorium RP było naprawdę wyjątkową sytuacją ze względu na podjętą przez Państwa-Darczyńców decyzję o dofinansowaniu inicjatyw bez konieczności współpracy instytucjonalnej podmiotów polskich z podmiotami z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii. Decyzja ta bez wątpienia odpowiadała na potrzeby wynikające z kryzysu uchodźczego wywołanego agresją zbrojną Rosji na niepodległe państwo Ukrainy. Większość inicjatyw zostało zrealizowanych samodzielnie, jednak spośród kilku inicjatyw w partnerstwie, 2 inicjatywy zostały zrealizowane we współpracy z organizacjami norweskimi.
Ostatecznie w ramach 29 inicjatyw zrealizowano 52 turnusy, które pomogły ponad 2800 ukraińskim matkom i ich dzieciom.
