mywp

Dobre praktyki projektowe

Poniższe informacje nie stanowią oficjalnej dokumentacji Programu Edukacja. Jest to zbiór wskazówek, które mogą okazać się przydatne na etapie opracowywania wniosku aplikacyjnego czy realizacji projektu.

1. Schemat aplikowania

2. Analiza ryzyka

[opracowano na podstawie rozdziału 3 Wytycznych dotyczących wyników - Zasady i wytyczne dotyczące projektowania, monitorowania i oceny programów, zarządzania ryzykiem i sprawozdawczości wyników (wg wersji ze stycznia 2019 roku), dostępnych na stronie: http://www.eog.gov.pl/strony/zapoznaj-sie-z-funduszami/podstawy-prawne/ (stan na dzień 27 czerwca 2019 roku)] Analiza ryzyka jako kluczowy punkt skutecznej implementacji założeń i  działań programowych, dokonywana jest na każdym poziomie, również projektowym. Umożliwia ona nie tylko bycie przygotowanym na różne okoliczności, ale i zweryfikowanie, czy aplikujący jest świadomy zagrożeń, jakie może napotkać w trakcie realizacji projektu i czy jest na nie odpowiednio przygotowany. Co za tym idzie, sumiennie przeprowadzona analiza nie tylko usprawni realizację projektu, ale też może mieć pozytywny wpływ na to, czy projekt ten będzie mógł być wdrażany w ramach MF EOG 2014-2021. Z drugiej strony, w skrajnym przypadku nie osiągnięcia co najmniej jednego z założonych rezultatów, inaczej rozpatrywana będzie sytuacja, w której wyczerpano wszystkie możliwości z prawidłowo przygotowanej analizy ryzyka od tej, gdy dane ryzyko nie zostało uwzględnione w realizacji projektu lub zaplanowana reakcja nie jest właściwa. Na wstępie należy wyjaśnić, czym jest ryzyko. Ryzyko to zdarzenie lub okoliczność, które może mieć negatywny wpływ na osiągnięcie oczekiwanych wyników. Założenie jest warunkiem niezbędnym dla powodzenia projektu. Założenie to pozytywny sposób opisywania ryzyka, a ryzyko jest negatywnym sposobem opisywania założenia. Jako przykład rozważmy jedno z ryzyk związanych z projektem dot. szkoleń dla pedagogów. Ryzyko = Pedagodzy mogą nie być zainteresowani udziałem w szkoleniach. Założenie = Pedagodzy będą zainteresowani udziałem w szkoleniach. Założenia i ryzyko mogą stanowić czynniki wewnętrzne lub zewnętrzne. Czynniki wewnętrzne to rzeczy, które mamy pod kontrolą. Czynniki zewnętrzne to te będące poza naszą kontrolą. Nie bez powodu sekcje dot. celów i wskaźników oraz działań projektowych w formularzu wniosku znalazły się przed zarządzaniem  ryzykiem. Znając cel projektu, jego wpływ/rezultaty (outcomes) oraz produkty (outputs), przeprowadzenie analizy ryzyka jest już znacznie łatwiejsze: należy podejmować takie działania projektowe, które w założeniu mają umożliwić wytworzenie określonego produktu, który, wg założeń, powinien doprowadzić do osiągnięcia zamierzonego rezultatu, wywarcia określonego wpływu na grupę docelową, który, zgodnie z założeniami przyczyni się do osiągnięcia celu projektu. Odwołując się do powyższej definicji ryzyka, wystarczy zdefiniować założenia na każdym poziomie, a następnie przypisać do nich ryzyka. Po zdefiniowaniu ryzyk, należy określić prawdopodobieństwo ich wystąpienia, wg skali: 1 – bardzo mało prawdopodobne; 2 – mało prawdopodobne; 3 – prawdopodobne; 4 – niemal pewne. Pomijamy wartości skrajne, to jest sytuacje niemożliwe oraz pewne. Następnie, rozważamy potencjalne konsekwencje dla realizacji projektu: 1 – minimalne; 2 – umiarkowane; 3 – poważne; 4 – bardzo poważne. Jeśli analizowany przypadek nie ma żadnego wpływu na projekt, nie powinien być uwzględniony w analizie ryzyka. Z kolei, jeśli potencjalny wpływ jest druzgocący, to jeśli prawdopodobieństwo jest większe niż „bardzo mało prawdopodobne”, należy podjąć decyzję albo o przeprojektowaniu projektu, albo o rezygnacji z niego. Ostatnim etapem opracowywanej analizy ryzyka jest przedstawienie planowanych środków zaradczych, w tym również opisanie planowanej reakcji na wystąpienie niepożądanych zdarzeń. Środki te powinny być dobrane proporcjonalnie do prawdopodobieństwa i oddziaływania, ale również być efektywne ekonomicznie; relatywnie łatwe do zastosowania oraz umożliwiające osiągnięcie założeń projektowych, a jeśli nie jest to możliwe, minimalizację negatywnych skutków. Wiele ryzyk może wyniknąć z przeprowadzonej analizy organizacji oraz potrzeb / wpływu jej interesariuszy. Dla projektów związanych z mobilnościami typowymi ryzykami będą np.: wycofanie się uczestnika – z dowolnego powodu, różnice kursowe, błędy w raportach składanych do Operatora, podwójne finansowanie tego samego działania. Dla projektów dot. współpracy instytucjonalnej możemy mieć do czynienia z podobnymi ryzykami, a dodatkowo należy uwzględnić sytuację, w której rezultaty pracy intelektualnej nie będą satysfakcjonujące, ale również zmiany w prawie, które mogą mieć na nie wpływ. Dodatkowo, w niektórych przypadkach, ryzykiem mogą być szybkie zmiany społeczno- ekonomiczne, które wpłyną na aktualność założeń projektowych. Analiza ryzyka jest procesem, ponieważ potencjalne ryzyka mogą zmieniać się na poszczególnych etapach projektu. Ważne jednak, żeby wykonać ją po raz pierwszy jeszcze przed rozpoczęciem działań. Najbardziej typowym przypadkiem jest sytuacja, w której 1 uczestnik nie może wziąć udziału w mobilności, o czym beneficjent dowiaduje się np. 3 dni przed wyjazdem. Jeśli nie będzie nikogo na jego miejsce, nie uda się osiągnąć założonych wskaźników. Tak krótko przed wyjazdem może nie być możliwe podjęcie odpowiednich działań. Jeśli jednak istnieje świadomość takiego ryzyka na etapie planowania, można się przygotować na jego wystąpienie: stworzyć listę rezerwową uczestników i przygotowywać ich do zrealizowania mobilności, dokonywać rezerwacji przelotu / hotelu z możliwością zmiany danych i/lub bezpłatnego ich odwołania. Przy tworzeniu listy rezerwowej oraz realizowaniu wszelkich innych działań związanych z reakcją na możliwe ryzyko należy jednak pamiętać o utrzymaniu odpowiednio wysokiej jakości działań projektowych. Podsumowując, warto poświęcić wystarczająco dużo czasu na opracowanie analizy ryzyka – bycie przygotowanym na różne zdarzenia w zdecydowanej większości przypadków umożliwi sprawną realizację projektu zgodnie z założeniami bez względu na okoliczności.