Zwykle w informacjach dla aplikujących faza ta jest całkowicie pomijana, a przecież często wszystko zaczyna się od pomysłu oraz zaangażowania osób, które chcą go zrealizować. W Programie Edukacja dużą wagę przykładamy do edukacji włączającej i wychodzimy z założenia, że jako Operator Programu sami powinniśmy dawać dobry przykład i umożliwić skuteczne aplikowanie również tym instytucjom, które do tej pory nie miały doświadczenia w realizacji projektów tego typu. Ma to swoje odzwierciedlenie nie tylko w tej sekcji, ale też w kompletnie przebudowanej stronie internetowej, czy niemalże całkowicie przeprojektowanych wnioskach o dofinansowanie. Głównym naszym założeniem było to, że wszystko ma być przejrzyste, zrozumiałe, intuicyjne i... dostępne.
Zanim uda się ustalić koncepcję projektu wystarczająco szczegółowo, żeby móc złożyć wniosek mający szansę na uzyskanie dofinansowania w Programie Edukacja, należy dobrze poznać swoją organizację oraz rzeczywiste potrzeby jej interesariuszy – studentów, uczniów, słuchaczy kursów, kadry naukowej i dydaktycznej itp. Istnieje wiele narzędzi, które to umożliwiają. Poniżej postaraliśmy się nieco bardziej przybliżyć dwa z nich: Analizę SWOT oraz informacje zwrotne (feedback). Oczywiście aplikujący mogą z powodzeniem stosować również inne narzędzia.
Poznanie własnej organizacji niesie za sobą wiele korzyści – można ją usprawnić, lepiej dobrać pomysł na projekt (mieć pewność, że jest on rzeczywiście potrzebny), ale również, już w samym wniosku, umożliwi to bardzo rzetelne wypełnienie niezwykle istotnej sekcji dot. uzasadnienia realizacji projektu.
Z drugiej strony należy pamiętać, że nawet najlepszy pomysł, który nie wpisuje się w założenia Programu, nie uzyska w nim dofinansowania. Sytuacja jest łatwiejsza, gdy pomysł na projekt zrodził się po zapoznaniu się z dokumentacją Programu, ale często mamy do czynienia z koncepcjami opracowanymi już wcześniej, które niekoniecznie będą odpowiadały założeniom naboru. Należy wówczas przeanalizować, czy da się przekształcić ją w sposób, który będzie dawał szansę na otrzymanie dofinansowania. Jeśli nie, warto zainteresować się innymi programami, cierpliwie poczekać lub zweryfikować swoje pierwotne założenia.
Żadna organizacja nie działa w próżni – zmienia się nie tylko jej specyfika, ale i otoczenie – to, co mogło się wydawać najlepsze dla niej 2 lata temu, dziś może już nie być optymalne. Zatem, do analizy należy podchodzić jak do powtarzalnego procesu – im częściej będzie on przechodzony, tym lepiej będzie można dopasować ofertę edukacyjną do aktualnie panujących warunków.