FAQ dot. obu naborów (2019 oraz 2021)

Każde zgłoszenie dotyczące „siły wyższej” jest rozpatrywane indywidualnie. Ogólna zasada wyrażona jest w art. VII, zawierającym definicję „siły wyższej” oraz obowiązek zgłoszenia drugiej ze stron umowy zdarzenia, które ma charakter „siły wyższej”. Decyzja o ewentualnym wypowiedzeniu umowy z powodu „siły wyższej” nie jest podejmowana automatycznie, a jedynie w takich wypadkach, które praktycznie uniemożliwiają realizację umowy.

Wnioskodawcą może być polski podmiot prawa działający od co najmniej 12 miesięcy (bez przerw) w obszarze edukacji, spełniający ew. dodatkowe kryteria w zależności od poszczególnych komponentów. Nie zawsze jest to jednostka całkowicie niezależna – czasem nadzoruje ją organ prowadzący. W takim przypadku wnioskodawca powinien mieć swój NIP, a jego reprezentant prawny odpowiednie upoważnienia do zaciągania zobowiązań finansowych. Ten sam organ prowadzący może wystąpić w kilku projektach w ramach 1 komponentu (np. powiat będący organem prowadzącym dla szkół, które występują jako wnioskodawca) – występowanie jako organ prowadzący, jeśli wnioskodawca stanowi odrębny podmiot prawa, nie jest brane pod uwagę przy kryterium 1 wniosek = 1 komponent.

W komponencie I nie ma możliwości połączenia w ramach 1 wniosku wizyty studyjnej oraz intensywnego szkolenia – są to całkowicie odmienne działania, z różnymi stawkami, formularzami wniosków oraz zasadami finansowymi. Wnioski w komponencie II obejmują wszelkie działania związane z mobilnościami w szkolnictwie wyższym, tj. w ramach 1 wniosku mogą wystąpić zarówno mobilności studentów, jak i kadry dydaktycznej – bez względu na kierunek mobilności: do Państw-Darczyńców czy do Polski. W ramach komponentów III i IV można łączyć ze sobą poszczególne działania w ramach każdego z nich, ale nie pomiędzy komponentami, tj. można połączyć w 1 wniosku działanie a i b z Komponentu III, ale nie działanie a z Komponentu III i działanie b z Komponentu IV. Z uwagi na to, że poszczególne działania w Komponentach III i IV mają wpływ na strukturę wniosku w systemie, zalecane jest wybranie ich na samym początku wypełniania wniosku – późniejsze modyfikacje dot. wyboru działań mogą „uszkodzić” formularz lub spowodować błędy w treści, dlatego zalecana jest szczególna ostrożność przy wykonywaniu takich czynności, szczególnie w ostatnich dniach naboru.

Jeden wniosek to jedna wizyta studyjna do jednej instytucji przyjmującej z Państw-Darczyńców. Z Polski może wziąć udział w takiej mobilności do 5 osób spełniających kryteria uczestnictwa.

Wkład własny finansowy musi zostać wniesiony przez wnioskodawcę będącego organizacją pozarządową (NGO) lub organ prowadzący będący NGO, gdy wnioskodawca nie jest odrębnym podmiotem prawa (patrz odpowiedź na pytanie: „Jak rozróżnić wnioskodawcę od organu prowadzącego?”) i wynosi on co najmniej 10% wartości kwalifikowalnej projektu.

Działania we wniosku powinny być planowane w sposób, który zapewni najbardziej optymalną realizację projektu. Na ten moment zakładamy, że do czasu rozpoczęcia realizacji projektów, sytuacja się ustabilizuje i np. mobilności będą możliwe. Jeśli tak się nie stanie, będzie możliwość dokonywania odpowiednich zmian w projektach, jeśli będą one odpowiednio uzasadnione. W pierwszym naborze zmiany takie były z powodzeniem przeprowadzane, powołując się na „siłę wyższą”. Warto jednak uwzględnić takie ryzyko w analizie ryzyka.

Kwalifikowalnym uczestnikiem wizyty studyjnej może być osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą będąca instytucją wnioskującą/partnerem, osoba zatrudniona (na podstawie stosunku pracy, kontraktu menedżerskiego, lub umowy zlecenie) w instytucji wnioskującej/partnera projektu lub będąca w jej zarządzie.

W komponencie II uczestnikiem może być student lub pracownik danej uczelni lub pracownik/przedstawiciel innej instytucji uczestniczącej w projekcie.

Intensywne szkolenia nie wymagają ścisłego powiązania z wnioskodawcą/partnerem – np. powiat może złożyć wniosek na szkolenie dla nauczycieli z różnych szkół z regionu, nawet, jeśli nie są one partnerami w projekcie.

W komponentach III i IV  nie zdefiniowano katalogu uczestników – w praktyce powinny to być osoby związane z instytucjami zaangażowanymi w projekt lub interesariusze tych instytucji. Wydarzenia upowszechniające mogą być skierowane do jeszcze szerszego grona odbiorców.

Najbezpieczniej nie wcześniej niż 1 stycznia 2022 roku. Do końca roku planujemy podpisanie z beneficjentami wszystkich umów w sprawie realizacji projektów. Zależne jest to również od samych beneficjentów i szybkości przekazywania niezbędnych dokumentów, tj. w szczególności podpisanych umów partnerskich (dla komponentów II, III i IV). Należy pamiętać, że końcowa data kwalifikowalności wydatków w projektach dla tej edycji to 30 kwietnia 2024 r. W związku z tym projekty trwające 24 miesiące muszą rozpocząć się przed 30 kwietnia 2022 r.

Wizyty studyjne odbywają się w Państwach-Darczyńcach, intensywne szkolenia w Polsce. Mobilności w ramach komponentu II obustronnie pomiędzy Polską a Państwami-Darczyńcami. W przypadku komponentów III i IV możliwa jest realizacja działań w Polsce, Państwach-Darczyńcach lub, w uzasadnionych przypadkach, w innych Państwach-Beneficjentach EOG.

Dla wizyty studyjnej zaproszenie podpisane przez reprezentanta prawnego Instytucji Przyjmującej, zawierające potwierdzenie woli przyjęcia uczestników, zakres, liczbę uczestników oraz wstępny termin wizyty.

Intensywne szkolenia nie wymagają dołączania do wniosku dodatkowego dokumentu potwierdzającego posiadanie trenera(-ów) z Państw-Darczyńców.

Przy mobilnościach w szkolnictwie wyższym nie trzeba załączać listów intencyjnych pomiędzy uczelniami.

W pozostałych przypadkach, tj.:

• partnerstwa instytucji z Polski w celu wspólnej realizacji wizyty studyjnej do instytucji przyjmującej z Państw-Darczyńców;
• partnerstwa instytucji polskich w celu wspólnej realizacji intensywnego szkolenia;
• partnerstwa w komponencie II z instytucjami innymi niż uczelnie wyższe;
• wszelkie partnerstwa w komponentach III i IV

wymagają dołączenia do wniosku listu intencyjnego – 1 zbiorczego, podpisanego przez wszystkie strony lub kilku podpisanych dwustronnie (przez wnioskodawcę i instytucję uczestniczącą), przy czym każdy z takich listów musi mieć identyczną treść – poza danymi instytucji.

Przykładowy wzór (może być modyfikowany, ale powinien zawierać niezbędne informacje) dostępny tutaj: https://education.org.pl/strefa-beneficjenta/zanim-zlozysz-wniosek/wyszukiwanie-partnerow/

Kryteria uprawnionych wnioskodawców i partnerów są różne i rozpisane w dokumentacji każdego z komponentów. Generalnie jest mniej ograniczeń dot. instytucji innych niż wnioskodawca – powinni oni być przede wszystkim z określonych państw oraz właściwie dobrani do tematyki projektu – jest to istotny element oceny merytorycznej projektu.

Analiza ta powinna zostać przeprowadzona przed złożeniem wniosku. Wynik takiej analizy należy przedstawić we wniosku aplikacyjnym. Na naszej stronie znajduje się narzędzie, które może ułatwić przeprowadzenie takiej analizy: https://education.org.pl/dobre_praktyki_proj/1-dobre-praktyki-projektowe/1-pomysl/1-1-analiza-swot/

Nie jest to element dokumentacji, jego stosowanie nie jest obligatoryjne, ale może ułatwić przeprowadzenie takiej analizy. Jest to uproszczona forma analizy SWOT, dopasowana do potrzeb instytucji edukacyjnych.

Przykładowe rezultaty zostały opisane w dokumentacji przy poszczególnych działaniach. Nie jest to zamknięty katalog. RPI powinien wnosić wartość dodaną w zakresie merytorycznym. Rezultatem takim będzie np. nowy program nauczania matematyki dla klas 1-3, ale nie np. utworzenie grupy na portalu społecznościowym dot. matematyki (ta może być elementem upowszechniania).

Działanie d: edukacja zdalna odnosi się do zakresu merytorycznego projektu, tj. RPI dot. bezpośrednio edukacji zdalnej, np. w zakresie opracowania programu nauczania matematyki online dla klas 1-3, z wykorzystaniem aktywizujących narzędzi teleinformatycznych, ale już platforma online, na której dostępne są „klasyczne” materiały do nauki matematyki dla klas 1-3 nie stanowi RPI dot. edukacji zdalnej – nie ma merytorycznej wartości dodanej w projekcie. Jeśli platforma jest niezbędna, koszt jej wdrożenia powinien pojawić się w kategorii dot. kosztów nadzwyczajnych.

Nie ma takiego limitu. Ograniczeniem jest maksymalny budżet dla danego wniosku. Zaangażowanie każdego z partnerów musi być opisane i uzasadnione, a dopasowanie składu projektowego do tematyki projektu stanowi element oceny merytorycznej projektu.

We wniosku nie przypisujecie Państwo partnera do 1 konkretnego działania. Projekt jest traktowany i oceniany całościowo. Dany partner jest zatem partnerem w projekcie, a nie w działaniu a w ramach danego projektu. Należy jednak pamiętać, ze jeśli projekt obejmuje działanie b, wymagany jest co najmniej 1 partner z Państw-Darczyńców.

Podróż powrotna jest kwalifikowalna, natomiast na podróż w obie strony przysługuje łącznie stawka ryczałtowa przypisana do przedziału odległości w 1 stronę, na podstawie odległości wyliczonej z użyciem kalkulatora odległości programu Erasmus, tj. jeśli z Warszawy do Oslo jest 1050 km, to na podróż w obie strony przysługuje 275 EUR, a nie 360 EUR (stawka dla odległości 2 100 km, tj. 1 050 * 2).

Wnioski przechodzą najpierw ocenę formalną, a następnie, poza Komponentem II, ocenę merytoryczną. Warunki oraz kryteria każdej z ocen można przejrzeć w dokumentacji poszczególnych komponentów. Są tam udostępnione wzory kart oceny formalnej i merytorycznej.

Limity znaków zostały ustalone na poziomie, który umożliwia jasne, zwięzłe omówienie danego aspektu projektu. Należy się zmieścić w narzuconym limicie. Nie będą podlegały ocenie (nie będą brane pod uwagę) treści w plikach załączonych do wniosku czy wprowadzone w polach przewidzianych do przedstawienia innego zagadnienia jako ciąg dalszy innego punktu.

Państwami-Darczyńcami w ramach EOG są: Norwegia, Islandia i Liechtenstein. Do poszukiwania partnerów można użyć wskazówek udostępnionych na naszej stronie: https://education.org.pl/strefa-beneficjenta/zanim-zlozysz-wniosek/wyszukiwanie-partnerow/ lub skorzystać z naszej platformy współpracy bilateralnej: https://trello.com/invite/b/fVtU4a0L/c1c73e8b3867ef352b131497633623ce/bilateral-workshop-main-board, w tym z organizowanych z jej użyciem warsztatów bilateralnych. Efektywnym sposobem jest również korzystanie z własnej sieci kontaktów. Forma i sposób wyszukiwania partnera zależy jednak od wnioskodawców.

Projekt w okresie do roku po zakończeniu nie może generować przychodu. Nie można w tym okresie np. pobierać czesnego na opracowanym w projekcie nowym kierunku studiów czy opłat za opracowane podręczniki itp.

Wszelkie koszty związane ze wsparciem uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami trzeba już zaplanować na etapie składania Wniosku. Również wszelkie koszty nadzwyczajne w Komponentach III i IV trzeba zaplanować już we Wniosku.

Kategoria zarządzanie i wdrażanie projektu przysługuje Wnioskodawcy w kwocie 500 EUR miesięcznie. Koszty te mogą również przysługiwać Parterom projektu w wysokości 250 EUR miesięcznie, ale należy to zaplanować już na etapie wnioskowania.

Wkład własny może mieć tylko formę finansową. Wkład rzeczowy nie jest kwalifikowalny.

Jeżeli wnioskodawca planuje w ramach Komponentu III lub IV realizować łącznie działania, maksymalna kwota dofinansowania nie sumuje się. Przy realizacji kilku działań, maksymalna kwota grantu dla pojedynczego projektu wynosi 250 000 EUR – zarówno w Komponencie III, jak i IV.

Projekty realizowane w ramach działania D w III i IV komponencie  składają się z 2 etapów. Zgodnie z zapisami Przewodnika dla wnioskodawców w pierwszym etapie należy przeprowadzić kompleksową analizę Wnioskodawcy i jego otoczenia w zakresie mocnych i słabych stron edukacji zdalnej i nie musi to być analiza SWOT, o której mowa na stronie programu. Analizę tę należy uwzględnić jako Rezultat Pracy Intelektualnej. Analiza stanowi punkt wyjścia do opracowania kolejnych RPI w projekcie, jedno
i drugie działanie się nie wykluczają. Wnioskodawca we wniosku określa jakie pozostałe RPI opracuje, liczbę dni i osób, natomiast narzędzia i ostateczny kształt wynikną z analizy.

Projekty realizowane w ramach Programu Edukacja nie mogą generować przychodu, a rezultaty projektu powinny być dostępne na zasadzie otwartych licencji.

Liczbę uczestników intensywnego szkolenia określa wnioskodawca. Ograniczeniem jest maksymalny grant dla całego projektu. Liczba uczestników powinna być dostosowana do charakteru samego szkolenia i zastosowanej metodologii. Ekspert, podczas oceny wniosku, zwróci uwagę czy liczba uczestników jest odpowiednia do osiągnięcia celów szkolenia.

Instytucja przyjmująca w przypadku wizyty studyjnej w Komponencie I nie musi być partnerem projektu. Do wniosku należy dołączyć jedynie zaproszenie (skan) instytucji przyjmującej z Państwa-Darczyńcy akceptujące zakres wizyty, temat, a także liczbę uczestników, podpisany przez reprezentanta prawnego instytucji przyjmującej. Nie narzucamy Państwu formy zaproszenia.

Oświadczenie składa każdy przedsiębiorca na etapie wnioskowania, zgodnie ze wzorem przygotowanym przez Operatora Programu i swoją najlepszą wiedzą, nawet jeśli nie korzysta z pomocy de minimis. Jeśli korzysta, dodatkowo składa stosowne zaświadczenie na etapie podpisywania umowy ws. projektu. Badanie pomocy de minimis dotyczy jedynie Wnioskodawcy/Lidera.

Wymagana forma zatrudnienia uczestników wizyty studyjnej w Komponencie I to umowa o pracę.

Dołączenie dokumentów rejestracyjnych jest wymogiem wyłącznie w sytuacji, gdy nie są one dostępne w rejestrach publicznych (rejestrach tworzonych przez podmioty publiczne, dostępne online np. rejestr instytucji szkolnictwa wyższego, KRS, CEIDG etc.)

Wszystko zależy od tego, czego dotyczył będzie projekt. Ważny jest temat projektu a nie charakter wnioskodawcy. (Taki projekt może dotyczyć np. edukacji ogólnej.) Podobnie w drugą stronę – np. szkoła podstawowa może być uprawnionym wnioskodawcą w Komponencie III, jeśli planuje zrealizować projekt w obszarze kształcenia zawodowego np. doradztwa zawodowego.

Koszty nadzwyczajne to kategoria kosztów przeznaczona na zakup towarów m.in. sprzętu czy oprogramowania, szacowana na bazie kosztów rzeczywistych. Może stanowić maksymalnie 20% budżetu projektu. Co ważne, koszty w tej kategorii wymagają dobrego uzasadnienia, to znaczy sprzęt zakupiony ze środków tej kategorii musi być niezbędny dla osiągnięcia celów projektu. (Nie dotyczy to standardowego wyposażenia administracyjnego). Budżet stanowi przedmiot oceny merytorycznej wniosku. Decyzję co do ostatecznej wysokości przyznanego dofinansowania podejmuje Operator.

W przypadku Komponentu I, należy rozróżnić zaproszenie od listu intencyjnego. Do wniosku należy dołączyć skan zaproszenia instytucji przyjmującej z Państwa-Darczyńcy podpisany przez jego reprezentanta prawnego, akceptujący zakres wizyty, temat, a także liczbę uczestników. Informacje na temat zaproszenia znajdują się przewodniku dla wnioskodawców. Wzór listu intencyjnego dostępny na stronie programowej stanowi podpowiedź, jakie elementy powinny się w nim znaleźć. Nie jest to jednak obowiązujący wzór. Złożenie skanu listu intencyjnego jest dodatkowym wymogiem, jeśli swój projekt w Komponencie I planują Państwo realizować w partnerstwie, np. z polskim partnerem.

W przypadku Komponentu II na etapie wnioskowania należy dołączyć skan listu intencyjnego, jeśli projekt realizowany będzie w partnerstwie, np. z polskim partnerem. Na etapie podpisywania umowy ws. projektu konieczne będzie dołączenie skanu umowy partnerskiej w sprawie projektu.

W przypadku Komponentów III i IV na etapie wnioskowania wymagany jest skan listu intencyjnego podpisanego przez wszystkich partnerów. (Dopuszczalne są dwustronne listy intencyjne o jednakowej treści dla wszystkich partnerów projektu).

Nie ma takiego limitu. W projekcie może być klika takich wyjazdów. Jedynym ograniczeniem dla wnioskodawcy jest budżet projektu.

Kształcenie i szkolenie zawodowe to kształcenie i szkolenia, mające na celu zapewnienie wiedzy, know-how, umiejętności lub kompetencji wymaganych w określonych zawodach, a w ogólnym ujęciu na rynku pracy. Do celów Programu Edukacja projekty koncentrujące się na kształceniu i szkoleniu zawodowym, wstępnym lub ustawicznym, kwalifikują się w ramach działań kształcenia i szkolenia zawodowego.

O dofinansowanie w Programie Edukacja mogą ubiegać się polskie podmioty prawa działające w obszarze edukacji formalnej lub pozaformalnej, w tym jednostki samorządu terytorialnego posiadające osobowość prawną, a więc m.in. zdolność do zaciągania zobowiązań finansowych np. gmina, powiat, województwo. Urząd miasta, czy urząd gminy jako element struktury organizacyjnej, organ pomocniczy nie mogą ubiegać się o dofinansowanie.

Szkoły, urzędy miasta, domy kultury i podobne instytucje, mogą wnioskować w Programie Edukacja jedynie z upoważnienia organu prowadzącego. Mogą również korzystać ze swoich dotychczasowych kont FRSE online, jeśli takowe posiadają.

Beneficjentami tej edycji Funduszy Norweskich i EOG (2014-2021) jest łącznie 15 krajów UE – Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czechy, Estonia, Grecja, Węgry, Litwa, Łotwa, Malta, Polska, Portugalia, Rumunia, Słowacja oraz Słowenia. Instytucje z tych Państw mogą być partnerami projektu w szczególnych, uzasadnionych przypadkach, gdy bez udziału danej instytucji nie jest możliwa realizacja celów projektu.

W przypadku łączenia w projekcie różnych działań zastosowanie ma maksymalna długość trwania projektu (24 miesiące) oraz maksymalna kwota grantu właściwa dla Działania a lub c (250 000 EUR). Wartości dofinansowania nie sumują się.

Nie ma limitów regulujących tę kwestię, co oznacza, że ten sam wnioskodawca może złożyć kilka różnych wniosków w ramach jednego naboru.

Tak, jest to możliwe. Łączenie działań (a, b lub c) jest opcjonalne w przypadku Komponentu III i IV – Współpraca Instytucjonalna.

W Komponencie I, na wizyty studyjne i intensywne szkolenia konieczne jest złożenie osobnych wniosków.

W przypadku Komponentu II – Mobilność w szkolnictwie wyższym, na wszystkie mobilności składa się jeden zbiorczy wniosek.

Edukacja włączająca, jako jeden z obszarów priorytetowych Programu Edukacja, dotyczy działań mających na celu wspieranie osób ze specjalnymi potrzebami, osób pochodzących ze środowisk defaworyzowanych, z przerwami w kształceniu oraz z utrudnionym dostępem do edukacji poprzez stwarzanie możliwości kształcenia, zwiększanie uczestnictwa oraz poprawę osiągnięć/wyników.

Edukacja dotycząca dobrostanu dzieci (ang. child welfare education), jako jeden z obszarów priorytetowych Programu Edukacja, dotyczy działań ukierunkowanych na podnoszenie kompetencji kadry pracującej na rzecz dobrostanu dzieci (m.in. pracowników opieki społecznej oraz kadry instytucji psychologiczno-pedagogicznych).

Program Edukacja daje możliwość uczestnictwa uczniów w krótkich mobilnościach związanych z uczeniem się i szkoleniem w kraju Darczyńcy (Islandia, Liechtenstein, Norwegia) Beneficjentom realizującym projekt współpracy instytucjonalnej w Komponencie III lub IV, działanie b. Taka mobilność może trwać maksymalnie 14 dni, włączając maksymalnie 10 dni zajęć i 2 dni na podróż.

Program Edukacja nie przewiduje dodatkowej punktacji za doświadczenie.

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji jako Operator Programu Edukacja nie pośredniczy w takich działaniach. Instytucje partnerskie z Państw-Darczyńców nie udostępniają bazy potencjalnych partnerów. Zachęcamy do zapoznania się z listą wskazówek, jak nawiązać współpracę partnerską dostępną w sekcji Wyszukiwanie Partnerów.

Dofinansowanie  przyznane w kategorii budżetowej „Podróż” pokrywa koszty wszystkich etapów podróży uczestnika z miejsca zamieszkania do miejsca, w którym odbywa się mobilność lub działanie (np. wizyta studyjna, spotkania projektowe, działania związane z uczeniem się i szkoleniem).

Wysokość dofinansowania w tej kategorii określona jest w formie stawki ryczałtowej odpowiadającej odległości między miejscem wyjazdu i miejscem przyjazdu. Odległość wyrażoną w kilometrach wylicza się z użyciem kalkulatora odległości. Należy pamiętać, że jest to dofinansowanie podróży w obie strony.

Stawki odpowiadające przedziałom odległości można sprawdzić w zakładce Nabory, w sekcjach Stawki, dostępnej po wybraniu danego Komponentu.

Dla wyznaczenia odległości między miejscem zamieszkania a miejscem realizacji mobilności lub działania Wnioskodawca jest zobowiązany korzystać z kalkulatora odległości, dostępnego na stronie Komisji Europejskiej. Kalkulator wylicza odległość w kilometrach w linii prostej. Uzyskana wartość posłuży do określenie stawki ryczałtowej przysługującej w danym przedziale odległości. Należy pamiętać, że jest to dofinansowanie podróży w obie strony.

Stawki odpowiadające przedziałom odległości można sprawdzić w zakładce Nabory, w sekcjach Stawki, dostępnej po wybraniu danego Komponentu.

Podróż rozliczana jest według ryczałtu, którego wysokość zależy od dystansu obliczonego przez kalkulator odległości (patrz: odpowiedź na pytanie „Jak obliczyć odległość między miejscem wyjazdu a miejscem przyjazdu?”). Do rozliczeń z Operatorem Programu nie jest ważne, jakie były rzeczywiste koszty podróży (tzn. wyższe czy niższe od ryczałtu), ani jakim środkiem transportu podróżował uczestnik (samolotem/ pociągiem/ prywatnym samochodem/ taksówką/itp.). Rozliczenie kosztów podróży odbywa się na podstawie potwierdzenia uczestnictwa w mobilności lub działaniu.

W Komponencie I wymaganym dokumentem potwierdzającym jest lista obecności na każdy dzień spotkania/szkolenia zawierająca miejsce i datę spotkania/szkolenia, imię i nazwisko, instytucję i podpis uczestnika, oraz imię, nazwisko, stanowisko i podpis osoby potwierdzającej z instytucji organizującej spotkanie/szkolenie.

W komponencie II w przypadku mobilności studentów dokumentem potwierdzającym będzie zaświadczenie wystawione przez organizację przyjmującą z podaniem: imienia i nazwiska studenta, daty rozpoczęcia i zakończenia mobilności za granicą w następującej formie: wykaz zaliczeń (lub oświadczenie załączone do niego), w przypadku wyjazdu na studia; zaświadczenie odbytej praktyki (lub oświadczenie załączone do niego) a w przypadku wyjazdu na praktykę w formie zaświadczenia podpisanego przez przedstawiciela organizacji przyjmującej, zawierającego następujące dane: imię i nazwisko uczestnika, cel działania za granicą, daty rozpoczęcia i zakończenia mobilności/działania. W przypadku mobilności kadry uczelni wyższych potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą w formie zaświadczenia podpisanego przez organizację przyjmującą z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również daty jego rozpoczęcia i zakończenia.

W komponentach III i IV wymaganym dokumentem potwierdzającym jest lista obecności na każdy dzień spotkania/działania zawierająca miejsce i datę spotkania, imię i nazwisko, instytucję, podpis uczestnika, oraz imię, nazwisko, stanowisko i podpis osoby potwierdzającej z instytucji organizującej spotkanie/działanie.